Stundensatz berechnen als Berater, Trainer und Coach

Stundensatz berechnen als Berater, Trainer und Coach – in 6 Schritten

Lesezeit: 7 Minuten

Du bist Unternehmensberater, IT Berater oder ein anderer Coaching und Consulting Freelancer? In diesen 6 Schritten kannst Du Deinen aktuell perfekten Stundensatz berechnen. Das ist für Existenzgründer und etablierte Profis gleichermaßen immer wieder ein Thema.

So kalkulierst Du einen angemessenen Stundensatz

Egal ob Berater für betriebliche Gesundheit, Verkaufstrainer oder Rhetorikcoach: Jeder muss seinen Stundensatz berechnen. Und viele Dienstleister verkaufen sich dabei unter Wert. Für einige hat der zu niedrige Stundensatz früher oder später fatale Konsequenzen. Sie wirtschaften sich langsam in die Insolvenz und verlieren ihre Rücklagen. Oder sie rutschen in den Burn-Out, weil sie unbemerkt für einen Hungerlohn 80-Stunden-Wochen gearbeitet haben. Mit Glück macht es sich erst in der Rente bemerkbar, wenn einfach die Altersvorsorge außer Acht gelassen wurde.

„Das zahlt keiner. So bekomme ich doch keine Aufträge.“

Stundensatz berechnen: Beispiel Personalberater
Klicken zum vergrößern – mehr Beispiele unten

Das hört man oft. Wenn man aber beispielhaft vorrechnet, was von dem erwirtschafteten Geld für diese Aufträge übrig bleibt, ist das Entsetzen groß. Denn es kommt heraus, dass man für diesen Netto-Stundensatz auch Regale bei REWE einräumen könnte. Wahrscheinlich sogar verbunden mit höherer Lebensqualität. Denn wer Regale beim Discounter füllt muss nicht bis spät in die Nacht noch Seminare vorbereiten oder Konzepte erstellen. 

Beachte paar Regeln beim Berechnen

Es gibt ein paar einfache Regeln, die Anbieter von Coaching & Consulting beachten sollten. Auf dieser Basis bist Du konkurrenzfähig und erzielst ein lebenswertes Einkommen. Denn auch das ist klar: Zu hoch darf der Stundensatz auch nicht sein. Zu hohe Stundensätze mit leeren Auftragsbüchern sind genauso schlecht wie volle Auftragsbücher, ohne davon leben zu können. Beachte die folgenden 6 Grundregeln, um Dein Geschäft gut zu starten und langfristig erfolgreich zu werden.

Der richtige Stundensatz sorgt für den Start, den Du brauchst, um Dein Geschäft zu entwickeln und zukünftig immer höhere Stundensätze durchsetzen zu können.

Stundensatz berechnen #1: Du brauchst Gewinn

Das ist eine der am häufigsten missachteten Regeln. Der Gewinn eines Unternehmens ist nichts, das man verschleudern sollte. Spare immer einen Teil des Gewinns für Rücklagen . Lass das Geld auf dem Firmenkonto. Gerade bei Einzelunternehmern kommt es oft zu Schwankungen in der Auftragslage. Durch diese Auftragslöcher helfen die Rücklagen auf dem Firmenkonto. Überweise Dir einen kalkulierten Betrag als monatliches „Gehalt“ und belasse den Rest auf dem Konto.

Das bringt Dir nicht nur Luft auf Durststrecken. Übersteigen die Rücklagen ein bestimmtes Level, kannst Du Dir Gedanken über Investitionen machen. Wie hoch dieses Level ist, entscheidet Dein Sicherheitsbedürfnis.

Wenn Du Dir jeden Monat einen angemessenen Betrag auszahlst und ein Polster für mehr als 2-3 Monate hast, kannst Du weiterdenken. Denn das zusätzliche Geld kannst in Annehmlichkeiten oder Wachstum investieren. Zum Beispiel

  • Eine Hilfskraft für administratives oder ein Steuerberater
  • Externes Marketing und Akquise für Entlastung oder Wachstum
  • Angestellte für größere Aufträge

Kalkuliere 10-20% Deiner Einnahmen für die Rücklagen. Mit diesem Verfahren gleichst Du Schwankungen aus und kannst ruhiger schlafen.

Zahlenspiel:

Start

Wir fangen komplett ohne Abzüge mit 21 Arbeitstagen an.

Tagessatz = 800 €
Stundensatz = 100 €

Das wäre ein Einkommen von 16.800 € pro Monat.

Noch ist das eine enorme Zahl. Falls Du Dich schon mal mit dem Thema beschäftigt hast, wirst Du Dich über den Start-Tagessatz wundern. Oft wird ein minimaler Tagessatz von 800 € empfohlen. Warum? Das wird im Verlauf dann klar.

Schritt #1

Jetzt legen wir monatlich 15% zurück für die Rücklagen.

Tagessatz = 680 €
Stundensatz = 85 €

Das ist immerhin noch ein Einkommen von 14.280 € pro Monat.

Stundensatz berechnen #2: Du kannst nicht jeden Tag arbeiten

Selbstständige können auch 365 Tage im Jahr arbeiten – das glaubt zumindest so manch Trainer. Doch für Normalsterbliche gibt es Wochenenden, Feiertage, Urlaub oder auch mal krankheitsbedingte Ausfälle. Nicht zu verachten sind auch mal Tage zum Ausspannen und damit sind keine „ruhigen Bürotage“ gemeint. Im Schnitt solltest Du mit 21 Arbeitstagen im Monat rechnen. Die bleiben in etwa übrig, wenn man Wochenenden (~104 Tage) und Feiertage (~12 Tage) abzieht. Jetzt nehmen wir noch 30 Tage Urlaub, sind 12 Tage (Deutscher Schnitt bei Freiberuflern) krank und haben eine Hand voll wichtiger Termine. Dann bleiben noch durchschnittlich 17 volle Arbeitstage im Monat, mit denen Du rechnen kannst. Für Dich als Berater bedeuten weniger Arbeitstage auch weniger produktive Stunden. Das muss sich in Deinem Stundensatz widerspiegeln.

Wie die Arbeitstage auswirken, kannst Du in unserem Stundensatz-Rechner direkt ablesen.

Schritt #2

Jetzt nehmen wir aber Urlaub, sind auch mal krank und gehen von 17 Arbeitstagen aus.

Tagessatz = 680 €
Stundensatz = 85 €

Das ist ein etwas kleineres Einkommen von 11.560 € pro Monat.

Stundensatz berechnen #3: Arbeitszeit ist nicht immer Zeit beim Kunden

Jetzt haben wir zwar 17 volle Arbeitstage, welche Du arbeitest. Jedoch kannst Du nicht alle Stunden abrechnen. Denn Du machst jeden Monat Dinge, die Dir Kunden nicht zahlen:

  • Administration, Buchhaltung und Steuer
  • Produktentwicklung: Seminare, Trainingskonzepte usw.
  • Marketing, Akquise
  • Reisezeiten
  • Weiterbildung

Schritt #3

Wenn wir unser Beispiel weiterführen, dann nehmen wir mal an, dass zwei Drittel Deiner Stunden abrechenbar sind.

Tagessatz = 453 €
Stundensatz = 57 €

Das ist ein Brutto-Einkommen von 7.700 € pro Monat.

Stundensatz berechnen #4: Du hast auch Ausgaben

Wenn Du Angestellter wärst, hättest Du ein Büro, einen Computer, einen Drucker, die passende Software und alles weitere, was Du brauchst, um Deiner Arbeit nachzugehen. Doch Du hast keinen Chef, der Dir alles zur Verfügung stellt. Du bist Dein eigener Chef. Du musst Dir selbst alles Nötige besorgen. Ein paar Dinge könnten sein:

  • Büro mit Miete, Heizung, Strom, Schreibtisch usw.
  • Personalkosten wie Steuerberatung
  • Werbung, Marketing
  • Auto- und Reisekosten
  • Kommunikation, Bürobedarf und Software
  • Versicherungen
  • Weiterbildung

Schritt #4

Für unser Rechenbeispiel gehen wir jetzt davon aus, dass Du circa 20% Ausgaben hast.

Tagessatz = 362 €
Stundensatz = 45 €

Das ist ein stark geschrumpftes Einkommen von 6.200 € pro Monat.

Stundensatz berechnen #5: Denke an die Steuer und Sozialversicherung

Wir gehen mal davon aus, dass Du auf Deinen Rechnungen die Mehrwertsteuer ausweist und in Nettobeträgen rechnest. Wenn nicht: Rechne in Zukunft in Nettobeträgen ohne die Umsatzsteuer!

Auf den Lohnzetteln von Angestellten sind immer schon die Arbeitgeberanteile abgezogen. Bei einem Angestellten mit Brutto 4.000 € auf dem Lohnzettel hat der Arbeitgeber beispielsweise schon 800 € gezahlt. Knapp 20% des Bruttogehalts. Für Dich als selbstständigen Coach heißt das, Du musst an folgendes denken:

  • Pflege- und Krankenversicherung
  • Vorsorge
  • Kirchen-, Solidaritäts-, und Einkommenssteuer

Wenn bei Dir noch 6.200 € pro Monat übrig sind, dann solltest Du noch folgendes abziehen:

  • 810 € für Pflege- und Krankenversicherung
  • 500 € für die Altersvorsorge (Versicherung, Eigenheim usw.)
  • 140 € für Solidaritäts-, und Einkommenssteuer

Auch diese Zahlen berechnet unser Stundensatz-Rechner.

Schritt #5

In unserem Beispiel gehen monatlich also nochmal 2.450 € weg für Steuer und Sozialabgaben.

Tagessatz = 220 €
Stundensatz = 28 €

Das ist jetzt ein Netto-Einkommen von 3.750 € pro Monat.

Stundensatz berechnen #6: Du musst von etwas Leben können

Es gibt durchaus auch Unternehmensberater in der Gründungsphase und andere Freelancer, die nicht von Ihrem Einkommen Leben können. Klar ist man zum Start nicht gleich ausgelastet. Doch mit einem zu niedrigen Stundensatz haben Berater keine Chance, ein gutes Einkommen zu erzielen.

So gibt es in Deutschland viele Berater, Trainer und Coaches, welche für weniger als 800 € am Tag arbeiten. Das ist der Mindestbetrag, mit dem wir die Beispielrechnung begonnen haben. Am Ende beleibt davon ein Betrag übrig, der selbst bei idealer Auslastung manchem Facharbeitergehalt gleichkommt. Sobald keine volle Auslastung mehr vorhanden ist wird es mit Miete, Essen und der Familienversorgung knapp.

Nicht umsonst rät jeder Existenzgründerberater, jeder Verband und jeder andere Berater zu einer absoluten Untergrenze von circa 800 € Tagessatz.

Schritt #6

Angefangen haben wir mit 16.800 €. Am Ende waren es bei idealer Auslastung 3.750 €.

Tagessatz = 800 €
Stundensatz = 100 €

Überlege jetzt, ob dieser Tagessatz für Deine Arbeit wirklich angemessen ist. 

Erhöhe Deine Preise, so dass sie zu Deiner Arbeit, Deiner Position und Deiner Erfahrung wirklich passen.

Der Vergleich mit dem Facharbeiter zeigt auch: Du solltest sobald möglich mehr verdienen als ein Angestellter. Denn ein Angestellter hat einen, im Vergleich zum Selbstständigen, entspannten Job. Achte also darauf mit Deinem Stundensatz mehr zu verdienen als Angestellte in ähnlichen Positionen.

Fazit: Finger weg von Milchmädchenrechnungen

Stundensatz berechnen: Beispiel Lifecoach
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Vergleiche Deine Stundensätze niemals mit dem Stundenlohn von Angestellten. Solche Milchmädchenrechnungen lassen alles Wichtige außer Acht.

  • Rücklagen für Auftragsschwankungen
  • Unbezahlter Urlaub, Krankheit & Feiertage
  • Unbezahlte Arbeit wie Buchhaltung und Akquise
  • Ausgaben für Büro, Reisekosten, Marketing usw.
  • Steuer und Sozialversicherung

Lerne mit diesen Faktoren umzugehen. Kalkuliere ganz selbstverständlich angemessene Stundensätze und setze diese unbedingt bei Kunden durch. Denn Dein Stundensatz wir Dich Dein gesamtes Beraterleben immer wieder beschäftigen. Entweder, weil Kunden ihn zu drücken versuchen oder später, wenn Du versuchst Deinen Stundensatz und Dein Einkommen strategisch zu erhöhen.

Mit dem Stundensatz-Rechner erhälst Du auch eine Einschätzung all Deiner Werte im Vergleich zu Kollegen und mit Blick auf gesundes und langfristiges Wachstum.

Weitere interessante Links:
➤ Stundensatz Rechner für Berater, Trainer und Coaches
➤ Honorarstudie 2019 für Trainer, Berater und Coaches

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